Создать в экселе сводный график отпусков сотрудников

Содержание
  1. Создать в экселе сводный график отпусков сотрудников
  2. Что необходимо для заполнения формы Т-7
  3. Ответственные лица
  4. Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
  5. Возникновение задачи
  6. Как это сделано
  7. Первый ряд
  8. Второй ряд
  9. Третий ряд
  10. Последующие ряды
  11. А как быть с кадровиками?
  12. График отпусков на 2019 в Excel (образец) 2020
  13. Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация
  14. Образец графика отпусков на 2018 год в формате Excel и Word
  15. Как оформить график отпусков на 2018 год
  16. Начните с льготников
  17. Неиспользованные в 2017 году дни отпуска
  18. Отпуск можно делить на части, если работник согласен
  19. Как быть с внешними совместителями
  20. Даты отпусков в графике
  21. Как заполнить график отпусков на 2018 год
  22. Сроки утверждения
  23. Судебная практика: очередной, учебный и декретный отпуск
  24. Вновь зарегистрированным организациям не всегда нужен график отпусков
  25. Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск
  26. Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле
  27. График — это график

Создать в экселе сводный график отпусков сотрудников

Создать в экселе сводный график отпусков сотрудников

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков.

Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий.

Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ.

Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде.

При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации.

Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков — бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте.

Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
  • найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время.

Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск.

Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2020 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Читать еще:  Что делать если врезались в припаркованную машину

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

В график отпусков включают:

  • ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
  • дополнительные отпуска;
  • сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Источник: https://fortuna1.ru/voprosy-i-otvety/sozdat-v-eksele-svodnyj-grafik-otpuskov-sotrudnikov.html

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации.

При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания. Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные): Особенности данного формата: 1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков 2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность 3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки: Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.

01, а ближайший к этой дате понедельник. В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска: У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле: Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго. Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!? Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ.

дней», для первого сотрудника заполнено: 1-я строка — “=График!G5” 2-я строка — “=График!K5” 3-я строка — “=График!O5” 4-я строка — “=График!S5”

5-я строка — “=График!W5”

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался). Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр.

Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0). Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец).

В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу “=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)” (на примере 2-й строки).

На этом все. Благодарю за внимание

  • excel
  • шаблон документа
  • графики и диаграммы
  • график отпусков

Хабы:

Источник: https://habr.com/post/316206/

Источник: https://snd-sovety.ru/sozdat-v-jeksele-svodnyj-grafik-otpus.html

График отпусков на 2019 в Excel (образец) 2020

Создать в экселе сводный график отпусков сотрудников

График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позже 15 декабря 2017 года. График отпусков обязателен для работодателя и работников. Если графика отпусков в компании нет, ГИТ может выписать штраф.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация

Инспекторы ГИТ обязательно проверяют наличие графика отпусков в компании и за его отсутствие могут выписать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Компаниям, которые созданы в этом году, утверждать график отпусков на 2017 год не нужно, а вот на 2018 год график необходимо составить и утвердить до 15 декабря.

Образец графика отпусков на 2018 год в формате Excel и Word

Для оформления графика отпусков используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

Как оформить график отпусков на 2018 год

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании.

Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

После того как график составлен, его нужно направить в профсоюз (при наличии). В любом случае все подготовительные мероприятия нужно завершить до 16.12.2016, так как утвердить документ нужно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Знакомить работников с графиком отпусков после его утверждения или нет, работодатель выбирает сам. Наказать компанию за отсутствие подписей на графике контролер не сможет, поскольку такой обязанности в законе нет.

Зато есть обязанность предупредить каждого сотрудника о предстоящем отдыхе как минимум за 2 недели до предоставления отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого применяют журнал извещения или персональные уведомления, которые вручают каждому сотруднику под роспись.

Начните с льготников

Определить, есть ли в организации сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, можно из личных карточек или личных дел. Информацию о малолетних детях или об особом статусе сообщают, как правило, еще на этапе заключения трудового договора.

Если работодатель не уверен в полноте сведений, то лучше разослать уведомления с просьбой представить подтверждающие документы. Без них можно сформировать график по своему усмотрению. Кроме того, нужно узнать подходящие даты отпуска. В уведомлении целесообразно перечислить, какие именно категории работников имеют подобные преференции.

Бывает, например, что отпуск по беременности и родам начнется уже после утверждения графика, и у сотрудницы на руках нет больничного листа. Но работодателю ничто не мешает поинтересоваться, будет ли она использовать ежегодный отпуск до декрета, и учесть ее пожелание в графике.

При необходимости дату начала отпуска сдвигают, указывая это в графике.

Неиспользованные в 2017 году дни отпуска

В графике должны учитываться все отпуска (в том числе неиспользованные), причем не только ежегодные, но и дополнительные.

Не забудьте включить в график отпусков неиспользованные в текущем году дни отпуска. Если работник не отгулял отпуск целиком, его нужно переносить на следующий год (ст. 124 ТК РФ). Неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению между сторонами (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921–6).

Но для работодателя удобнее включить в график оставшиеся с прошлых периодов дни отпуска, чтобы не забыть об имеющейся задолженности перед работником и избежать нарушений ч. 3 ст. 124 ТК РФ.

Отпуск можно делить на части, если работник согласен

Не всегда удается использовать отпуск целиком. Решают эту ситуацию просто: отпуск делят на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закрепить такую договоренность можно разными способами.

Некоторые работники пишут заявление, и тогда достаточно поставить визу «согласен» и учесть его пожелания в графике отпусков. В других организациях заключают соглашение о разделении отпуска на части.

Если соглашение достигнуто, то в графике отпусков указывают даты, когда эти части будут использованы.

Как быть с внешними совместителями

Отдельного внимания требуют внешние совместители. Их отпуск нередко планируют в графике вместе с основными работниками. Для этого запрашивают у внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

Сделать это лучше заранее, поскольку есть риск не успеть утвердить график в сроки, предусмотренные ст. 123 ТК РФ. Но, независимо от указанных в графике дат, отпуск этому сотруднику придется предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Таким образом, если работник-совместитель перенесет свой отпуск на основном месте, то работодателю по совместительству придется менять дату в графике.

Даты отпусков в графике

В графике нужно указывать конкретные даты предстоящего отпуска, а не ограничиваться указанием только месяца. Несмотря на то, что прямого запрета на такие действия нет, отсутствие конкретной даты чревато дополнительными сложностями.

Если указан только месяц использования отпуска, рано или поздно придется определить конкретную дату его начала. Это нужно для извещения работника о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и оформления приказа.

Первое необходимо сделать не позднее чем за 2 недели до начала отдыха, а второе — как минимум за 3 дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Как заполнить график отпусков на 2018 год

Составлять график отпусков для определения очередности отпусков работников является обязанностью работодателя (ст. 123 ТК РФ). Существуют ли сроки для его утверждения и как заполнять график отпусков, расскажем в статье. Образец заполнения графика отпусков на 2018 год можно скачать в конце статьи.

Сроки утверждения

В соответствии с названной статьей, график следует утвердить за две недели до наступления нового года.Чтобы не ошибиться — рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков: образец заполнения (2018); бланк можно скачать и использовать в работе.

Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2018 год его нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 г.

Существует унифицированная форма — форма Т-7, содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Однако с 1 января 2013 г.

эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона N 402-ФЗ.

Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Судебная практика: очередной, учебный и декретный отпуск

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Заполняем столбцы 1–6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также ФИО работников пишем, не сокращая. В ст. 5 цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке:

Также можно в ст. 6 указывать продолжительность, а не дату начала:

Вновь зарегистрированным организациям не всегда нужен график отпусков

После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Ознакомить с ним сотрудников ТК РФ не требует, но возможно это сделать под роспись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.

Столбцы 7–10 заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в ст. 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В ст. 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск

Итак, мы рассмотрели пошагово график отпусков (пример заполнения на 2018).

Источник: https://map-expo.ru/obrazcy/grafik-otpuskov-na-2018-v-excel-obrazec.html

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле

Создать в экселе сводный график отпусков сотрудников

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации.

При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.
Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Ваш адвокат
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: