Индивидуальный предприниматель обязательные локальные документы

Содержание
  1. Какие локальные документы должны быть в организации
  2. Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП
  3. Специализированные ЛНА
  4. Как правильно разработать, утвердить, согласовать
  5. Надо ли знакомить с документами сотрудников
  6. Ответственность за отсутствие
  7. Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов
  8. Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)
  9. Ооо и ип – должны ли формировать лна
  10. Перечень обязательных документов
  11. Как утверждаются ЛНА
  12. Какие документы должны быть у ИП при проверке
  13. Виды проверок у ИП
  14. Налоговая проверка ИП
  15. Проверка ИП Роспотребнадзором
  16. Трудовая инспекция
  17. Пожарная инспекция
  18. Проверка прокуратурой
  19. Другие статьи:
  20. Локальные нормативные акты организации
  21. А конкретнее?
  22. Разработать, утвердить, согласовать
  23. Как правильно составить ЛНА
  24. И не забудьте о главном
  25. Перечень обязательных внутренних документов ООО
  26. Регистрационные или корпоративные документы ООО
  27. Подтверждение юридического адреса
  28. Подтверждение права на вид деятельности
  29. Кадровые документы
  30. Учетные документы организации
  31. Сроки хранения документов ООО
  32. Как обеспечить хранение документов

Какие локальные документы должны быть в организации

Индивидуальный предприниматель обязательные локальные документы

Перечень локальных документов организации — это список нормативных актов, конкретизирующих трудовые нормы, применяемые в компании. К таким актам относятся:

  • режим труда и отдыха;
  • положение по оплате труда;
  • график отпусков и штатное расписание;
  • порядок обработки персональных данных;
  • графики смен;
  • другие, предусмотренные коллективным договором.

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

  • определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
  • действует между работниками и работодателем компании;
  • применяется в отношении всех сотрудников;
  • не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
  • улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
  • принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

  • информация об СМК;
  • требования и спецификации;
  • методические разработки, рекомендации;
  • стандарты, инструкции;
  • объективные данные об испытаниях, результатах.

Как правильно разработать, утвердить, согласовать

  1. Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
  2. Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
  3. Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
  4. Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
  5. Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики.

    Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал.

    С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Ответственность за отсутствие

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Источник: https://ppt.ru/art/category/kakie-lokalnye-dokumenty-dolzhny-byt-v-organizatsii

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

Индивидуальный предприниматель обязательные локальные документы

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты.

Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений.

Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

Внимание! Документы кадровой службы лишь фиксируют и учитывают происходящие на предприятии моменты, а локальные нормы осуществляют регулирование взаимоотношений администрации компании с наемным персоналом.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Ооо и ип – должны ли формировать лна

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Освобождаются от создания внутренних нормативов только субъекты, отнесенные к микропредприятиям. Они, в соответствии с законодательством, должны включать эти правила в трудовые соглашения с каждым работником.

Предприниматели могут создавать внутренние нормативные акты на добровольной основе. На них распространяется правило, согласно которому при отсутствии локального документа, соответствующие нормы должны включаться в подписываемые с работником договора.

Внимание! Только физлица, не зарегистрированные в качестве ИП, но заключившие договора с другими физлицами освобождены в полной мере от локальных нормативов.

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

  • Положение о структурных подразделениях фирмы.
  • Положение по премированию сотрудников компании.
  • Нормативный акт по персоналу компании.
  • Акт по отпускам на предприятии.
  • Положение о выдаче материальной помощи.
  • Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
  • Нормативный документ о работе вахтовым методом.
  • Положение по адаптации сотрудников.
  • Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
  • Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
  • Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
  • Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
  • Положение о социальных гарантиях работникам.
  • И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости . Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе. При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

  • Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
  • Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
  • Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
  • Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Cм. как правильно оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами, скачать бланк.

Как утверждаются ЛНА

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

  • На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
  • Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (3 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/lokalnye-normativnye-akty.html

Какие документы должны быть у ИП при проверке

Индивидуальный предприниматель обязательные локальные документы

Наш сайт | Сообщество вконтакте

Обычно контролирующие органы осуществляют проверки организаций и точек предпринимательской деятельности согласно заранее составленному графику, который размещен в открытом доступе на сайте Генеральной прокуратуры.

На этом сайте любой предприниматель и любая организация может узнать, когда по отношению к ним будет осуществляться процедура проверки.

Для этого необходимо воспользоваться реквизитами ООО и ИП (наименование, ИНН, ОГРН и др.).

Внеплановые проверки проводятся редко, и, как правило, о них уведомляют заранее (не менее чем за сутки). Причинами подобных внеплановых операций могут быть:

  • Завершение срока, предоставленного государственным органом на исправление ошибок во время предыдущей проверки
  • Возникновение жалоб и поступление заявок об имеющихся на предприятии нарушениях
  • Выполнение сотрудниками гос. органа требования или приказа высших должностных лиц

Внеплановые проверки без уведомления руководства предприятия проводятся только в случаях чрезвычайных происшествий, когда решение проблемы требует безотлагательных мер.

Виды проверок у ИП

Основными видами проверок можно назвать выездные, когда представители государственного органа лично осматривают предприятие и изучают его документацию на месте, и документарные, когда представители государственных органов делают запрос на те или иные документы. Иногда эти проверки осуществляются последовательно, для получения наиболее полной и точной информации.

Виды проверок можно разделить и по тем органам, что их проводят. Тогда к ним стоит отнести:

  • Налоговую проверку
  • Проверку Роспотребнадзором
  • Проверку трудовой инспекцией
  • Проверку пожарной инспекцией
  • Проверку прокуратурой

О каждом из этих видов ниже будет рассказано подробнее. В частности будут отмечены документы, необходимые ИП для предоставления их государственным органам.

Налоговая проверка ИП

Проверка налоговой инспекцией, как и другие виды проверок, осуществляются согласно плану. Поэтому у предпринимателя есть время подготовить все необходимые документы к приезду сотрудников органов. Важно, чтобы при проведении проверки предприятия его руководитель был на месте. В случае отсутствия руководителя по уважительной причине дата проверки переносится на другое время.

Проверяющая инспекции может просмотреть документацию предприятия за последние три года. Лучше, чтобы предприниматель заранее проверил и подготовил все необходимые документы. Если были выявлены неточности или ошибки, налоговая инспекция назначит дату повторной проверки.

Точного перечня документов, необходимого для предоставления налоговой службе, нет.

Однако НК РФ установлено, что сотрудники налоговой инспекции вправе запросить все документы, так или иначе связанные с осуществлением коммерческой деятельности, включая документы бухгалтерского и налогового учета.

Поэтому, единственно верным решением в данном случае будет подготовка всей учетной, отчетной и регламентированной документации.

Налоговая инспекция также осуществляет так называемую камеральную проверку, при которой проводится сверка данных в представленной предпринимателем регламентированной отчетности.

Данный тип проверки несет регулярный характер и инспекция не уведомляет о ней предпринимателя, поскольку его присутствие не требуется.

Предприниматель получает сведения о проведении камеральной проверки только в том случае, если инспекцией были выявлены ошибки или неточности в представленных данных.

Проверка ИП Роспотребнадзором

Роспотребнадзор проводит проверку всех предприятий, которые оказывают услуги и продают товары населению. Данная организация затрагивает те моменты, которые прямо или косвенно связаны с качеством и порядком обслуживания клиентов.

Этими моментами могут быть ценники, прайс-листы, соответствие вывески установленным требованиям, оформление уголка потребителя, степень освещенности помещения, наличие и качество устройства вентиляционной системы, соблюдение санитарных норм, соблюдение правил хранения продукции, соблюдение сроков годности продукции, наличие санитарных книжек и др. Кроме перечисленных моментов Роспотребнадзор может обратить внимание на документацию предприятия. Предприниматель должен предъявить сотрудникам проверяющей инспекции следующие документы:– Договор аренды/свидетельство о праве собственности на помещение, в котором осуществляется деятельность– Договоры с организациями, занимающимися дезинфекцией, дезинсекцией, вывозом мусора– Журнал учета проверок СЭС– Действительные медкнижки сотрудников– Сертификаты на товары– Лицензии на виды деятельности– Договоры на стирку униформы– Документы на алкогольную продукцию (для предприятий, занимающихся реализацией алкоголя)

– Сертификаты на медицинское оборудование (для предприятий, занимающихся реализацией мед. оборудования)

Трудовая инспекция

Трудовая инспекция нередко осуществляет внеплановую проверку организаций, поскольку под ее надзор попадают соблюдение прав наемных сотрудников.

Наиболее частыми причинами проведения внеплановой проверки оказываются жалобы и заявки самих сотрудников.
Роструд обращает особое внимание на организации, в которых сотрудниками являются иностранные граждане или несовершеннолетние.

Немалый интерес привлекают и те предприятия, где сотрудники получают зарплату, равную МРОТ.

Во время проверки трудовая инспекция может запросить такие документы, как:

  • Трудовые договоры
  • Трудовые книжки
  • Табели учета рабочего времени
  • Штатное расписание
  • Графики отпусков
  • График перечисления заработных плат
  • Правила внутреннего распорядка

Пожарная инспекция

Пожарная инспекция, или МЧС, занимается проверкой соблюдения правил пожарной безопасности. В связи с этим во внимание сотрудников МЧС попадают:

  • Соответствие плана эвакуации с планировкой здания
  • Наличие и доступность запасных выходов
  • Общее состояние здания (надежность)
  • Наличие огнетушителей
  • Наличие и функционирование системы пожарной сигнализации

Чаще всего пожарная инспекция проверяет:

  • Планы эвакуации
  • Документы, отражающие требования проведения пожарных инструктажей
  • Журнал, отражающий время проведения инструктажей

Проверка прокуратурой

Прокуратура осуществляет проверку только в случаях явных нарушений или подозрений на нарушения, которые не контролируются другими государственными органами. Если в прокуратуру не поступила информация о нарушениях, ее сотрудники не могут провести проверку.

По факту получения жалобы прокуратура осуществляет проверку по заданному направлению. Чаще всего прокуратура перенаправляет жалобы в другие инстанции, поскольку именно они занимаются тем или иным вопросам.

Другие статьи:

Необычные идеи для бизнеса без вложений

Актуальные Бизнес идеи на 2020 год

Бизнес идеи 2020 года из Европы и Америки

Бизнес с быстрой окупаемостью

Бизнес в частном доме – идеи для мужчин

Бизнес идеи для работы в интернете

Бизнес идеи для подростков 17 лет

Какой бизнес можно открыть на 500 000 рублей?

Бизнес идеи 2020 года, которых нет в России

Идеи бизнеса с минимальными вложениями для женщин

Бизнес идеи 2020 года

Услуги населению – бизнес идеи

Каким бизнесом заниматься в маленьком городе?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/roffman/kakie-dokumenty-doljny-byt-u-ip-pri-proverke-5e27ebb5e6cb9b00ae7411f5

Локальные нормативные акты организации

Индивидуальный предприниматель обязательные локальные документы

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников.

Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.

2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков.

В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Узнать больше

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ).

В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть.

В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа.

Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.

30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы.

От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов.

Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Источник: https://kontur.ru/articles/4768

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Индивидуальный предприниматель обязательные локальные документы

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

  1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
  2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
  3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
  5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
  6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
  7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
  9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
  10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
  11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

  1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
  2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
  3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
  4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
  5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

  1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
  2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
  3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
  4. Положение о защите персональных данных работников.
  5. Личные карточки работников по форме Т-2.
  6. Штатное расписание по форме Т-3.
  7. Графики отпусков по форме Т-7.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
  9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
  10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
  11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
  12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
  13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
  14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

  1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
  2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
  3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
  4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
  5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/dokumenty-organizacii/

Ваш адвокат
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: